MAKALAH
MENULIS
"KOMUNIKASI TULIS (SURAT MENYURAT)"
Dosen Pengampu: Umi Kholidah, M.Pd.
Disusun Oleh:
SINTA SILVASIA (2019406403014)
FADLY ALVIANTO (2019406403060)
EKA SAFITRIANI (2019406403035)
RATIH AGUSTINA PUTRI (2019406403048)
LUTFI NUR AZIZAH (2019406403053)
ALFIA NURUL AINI (2019406403004)
SALSA APRILIANA (2019406403027)
RIZKA INDAH RAMADHANI (2019406403061)
AYU RETNO SULISTIYOWATI (2019406403043)
FADLHU ROHMAN RAMADHANI (2019406403011)
PENDIDIKAN BAHASA DAN SASTRA INDONESIA
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PRINGSEWU LAMPUNG
TAHUN 2020/2021
KATA PENGANTAR
Syukur alhamdulillah senantiasa kami panjatkan kehadirat Allah SWT. yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini guna memenuhi tugas kelompok untuk mata kuliah Menulis.
Tidak lupa kami ucapkan terimakasih kepada:
- Umi Kholidah, M.Pd. selaku dosen pengampu yang telah membantu kami dalam mengerjakan makalah ini.
- Kepada teman-teman mahasiswa juga yang telah memberi konstribusi baik langsung, maupun tidak langsung dalam pembuatan makalah.
Dalam makalah ini dijelaskan pengertian secara umum. Adapun tujuan kami menyusun makalah ini yang utama adalah untuk memenuhi tugas dari dosen yang membimbing kami dalam mata kuliah Menulis.
Kami menyadari sepenuhnya bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna dikarenakan terbatasnya pengalaman yang kami miliki.Oleh karena itu,kami mengharapkan segala bentuk saran dan masukan bahkan kritik yang membangun dari berbagai pihak. Akhirnya kami berharap semoga makalah ini dapat memberikan manfaat bagi perkembangan dunia pendidikan.
Pringsewu, 16 November 2020
Penulis
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Rumusan Masalah
C. Tujuan Penulisan
BAB II PEMBAHASAN
A. Pengertian Surat Menyurat
B. Jenis-jenis Surat
C. Bahasa Surat
D. Bentuk Surat
E. Fungsi Surat
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan
B. Saran
DAFTAR PUSTAKA
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Surat adalah sebuah alat atau media komunikasi yang berupa tulisan yang berisi informasi, pesan, persyaratan, atau tanggapan sesuai keinginan sang penulis surat. Surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling efisien, efektif, ekonomis, dan praktis dibandingkan dengan komunikasi lisan. Apa yang dikomunikasikan melalui surat akan sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Peranan surat lebih penting lagi, terutama dalam surat resmi, seperti surat yang dikeluarkan oleh organisasi/lembaga. Sebagai contoh, pada saat sebuah perusahaan dagang mengirimkan surat kepada perusahaan lain yang bermaksud untuk menawarkan produk yang dijual oleh perusahaan dagang tersebut. Berdasarkan ilustrasi tersebut dapat dikatakan bahwa surat dapat berfungsi sebagai alat komunikasi atau penyampai informasi dari perusahaan dagang tersebut kepada perusahaan lain. Surat juga dapat berfungsi sebagai wakil penulis, dalam hal ini penulis tidak perlu langsung bertatap muka dengan orang yang dituju untuk menyampaikan informasi melainkan diwakili oleh surat.
Namun terkadang, kita tidak mengerti bagaimana pengertian, fungsi, bentuk, jenis-jenis dan bahasa surat yang baik dan benar. Untuk itu, dalam makalah ini akan dibahas mengenai hal-hal yang berkaitan dengan surat menyurat.
B. RUMUSAN MASALAH
1. Apakah pengertia surat ?
2. Apa sajakah fungsi surat ?
3. Apa saja jenis-jenis surat ?
4. Apa saja ciri-ciri surat ?
C. TUJUAN PENULISAN
1. Untuk mengetahui pengertia mengenai surat
2. Untuk mengetauhi fungsi surat
3. Untuk mengetahui jeni-jeni surat
4. Untuk mengetahui ciri-ciri dari surat.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Surat Menyurat
1. Pengertian Surat
Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain, baik atas nama sendiri, maupun atas nama jabatannya dalam sebuah organisasi, instansi ataupun perusahaan. Informasi-informasi ini dapat beberapa permintaan, laporan, pemikiran, saran-saran dan sebagainya.
2. Pengertian dan Tujuan Surat Menyurat
Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus menerus antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. Dan dilaksanakan dengan saling berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini disebut juga dengan istilah lainnya yaitu korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan surat secara terus menerus tanpa ada balasan atau tanggapan dari pihak lainnya hal ini tidak dapat dinamakan kegiatan surat menyurat. Setiap kerja perorangan apalagi organisasi selalu membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk mencapai tujuannya.
Tujuan menulis surat secara garis besar diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu:
1. Menyampaikan informasi kepada pembaca surat;
2. Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat;
3. Ingin mendapatkan tanggapan dan menyampaikan informasi kepada pembaca surat.
B. Jenis-jenis Surat
1. Jenis Surat Berdasarkan Sifatnya.
Berdasarkan sifatnya surat dapat digolongkan menjadi lima jenis yaitu :
a. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan, surat-surat yang berisi masalah keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan keluarga dan sebagainya.
Surat Pribadi, dibedakan menjadi:
1. Surat pribadi yang bersifat resmi, surat atas nama pribadi yang dikirim ke organisasi-organisasi resmi, seperti: surat lamaran pekerjaan, surat izin tidak masuk kerja.
2. Surat pribadi yang bersifat tidak resmi, surat pribadi yang bersifat kekeluargaan atau kekerabatan, seperti: surat kepada orang tua, kakak, teman, dll.
b. Surat Dinas Pribadi
Surat dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi adalah surat-surat yang dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada instansi-instansi, perusahaan-perusahaan, ataupun jawatan-jawatan.
c. Surat Dinas Swasta
Surat dinas swasta disebut juga surat resmi adalah surat-surat yang dibuat oleh instansi-instansi swasta, yang dikirimkan untuk para karyawannya ataupun untuk para relasinya atau langganannya atau instansi –instansi lain yang terkait.
d. Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang berisi, soal-soal perdagangan yang dibuat oleh perusahaan yang dikirimkan kepada para langganannya.
e. Surat Dinas Pemerintah
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi Ciri-ciri surat dinas:
1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instans atau kantor pembuat surat
6. Menggunakan format tertentu.
2. Jenis Surat Berdasarkan Wujudnya.
Penggolongan surat berdasarkan wujudnya dapat dibagi kedalam tujuh jenis, yaitu :
a. Surat Yang menggunakan Kartu Pos
Kartu pos adalah blanko yang dikeluarkan oleh Perum Postel atau instansi lain yang telah diberi izin Perum Postel untuk mencetaknya asal sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan Perum Postel.
b. Warkat Pos
Warkat pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan memakai lambaga dan petunjuk penulisan berita, yang dikeluarkan oleh perum postel atau instansi lain yang telah diberi izin.
c. Surat Bersampul
Surat bersampul adalah surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis pada kertas lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan kedalam sampul atau amplop.
d. Surat Terbuka dan Surat Tertutup
Surat terbuka adalah surat-surat yang isinya dapat dibaca oleh umum misalnya, surat dari pembaca kepada pembaca atau surat yang dikirimkan oleh pembaca untuk pemerintah, instansi lain, melalui redaksi surat kabar, majalah, tabloid, dan sebagainya.
e. Memorandum dan Nota
Memorandum adalah salah satu alat komunikasi berupa surat-surat dilingkungan dinas yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan secara intern (didalam lingkungan sendiri baik perusahaan , instansi lainnya). Nota adalah merupakan alat komunikasi kedinasan antara pejabat dari suatu unit organisasi yang digunakan secara intern dalam lingkungan sendiri, tetapi bersifat resmi.
f. Telegram
Telegram adalah suatu alat komunikasi dengan cara menyampaikan berita-berita melalui radio atau pesawat telegram mengenai sesuatu hal yang perlu segera mendapat penyelesaian dengan cepat. Isi telegram berupa tulisan-tulisan singkat yang dikirimkan dari jarak jauh.
g. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat-surat yang isinya tidak mengandung rahasia walaupun terbaca oleh orang lain, seperti surat undangan pernikahan atau khitanan, surat pertemuan para siswa untuk rekreasi dan sebagainya.
3. Jenis Surat Berdasarkan Tata Aliran Surat
Bedasarkan tata aliran surat, surat dapat digolongkan menjadi dua jenis, yaitu:
1. Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi / perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi.
2. Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan / dibuat suatu organisasi / perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.
Setiap kantor setiap harinya akan menangani surat-surat. Mungkin satu hari ada 1 surat, 2 surat, bahkan ratusan surat. Jumlah yang banyak tersebut jika tidak ditangani dengan baik tentunya akan dapat merugikan banyak pihak, khususnya bagi kantor yang bersangkutan.
4. Jenis Surat Berdasarkan Keamanan Isinya
Berdasarkan keamanan isinya, surat dapat digolongkan menjadi tiga jenis yaitu:
a. Surat Sangat Rahasia
Surat-surat yang digunakan untuk surat-surat yang berhubungan dengan keamanan Negara atau surat-surat yang berupa Dokumen Negara, sehingga bila surat ini jatuh ketangan yang tidak berhak maka akan membahayakan masyarakat atau Bangsa dan Negara.
b. Surat Rahasia
Surat-surat yang isinya harus dirahasiakan, tidak boleh dibaca oleh orang lain, karena bila jatuh ketangan orang yang tidak berhak, akan merugikan perusahaan atau instansi tersebut.
c. Surat Konfidensial
Surat-surat yang termasuk surat rahasia juga, karena isinya tidak boleh diketahui orang lain cukup hanya diketahui oleh pejabat yang bersangkutan, karena kalau jatuh kepada orang yang tidak berhak akan mencemarkan nama baik orang tersebut. Contohnya surat laporan tentang karyawan yang korupsi.
5. Jenis Surat Berdasarkan Penyelesaiannya
Surat berdasarkan proses penyelesaiannya dapat digolongkan menjadi tiga jenis, yaitu:
a. Surat Sangat Segera atau Surat Kilat
Surat yang harus dikirimkan dengan sangat segera atau kilat adalah surat yang harus ditangani secepat mungkin pada kesempatan yang pertama karena surat ini harus segera dikirimkan secepatnya karena penerima harus cepat menanggapi dan menyelesaikannya.
b. Surat Segera
Surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan yang pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan penyelesainya dari pihak penerima.
c. Surat Biasa
Surat-surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaian karena tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima.
C. Bahasa Surat
Pada hakekatnya surat itu adalah suatu karangan yang berupa perumusan dalam bentuk tertulis tentang pernyataan, pemikiran, permintaan, atau hal-hal yang ingin disampaikan kepada pihak penerima surat. Karena surat sebagai karangan, maka surat pun harus memenuhi berbagai ketentuan mengenai penyusunan karangan ataupun komposisi seperti tema, tata bahasa, kalimat, alinea, gaya bahasa, dan penggunaan tanda baca.
1. Penggunaan bahasa Indonesia dalam surat
Penggunaan kata-kata dialek yang belum dikaji kebenarannya tidak dibenarkan. Penggunaan kata-kata gimana, kenapa, entar, kasih, bikin, dan yang semacam itu termasuk tidak baik. Padanan kata-kata itu yang dianggap baik adalah bagaimana, mengapa, nanti, memberi, membuat.
Contoh :
a. Kata Baku : Februari, formal, November, persen, pikir.
b. Kata Tidak Baku : Pebruari, formil, Nopember, prosen, fikir.
2. Kata yang lazim
Pilihlah kata yang lazim memakai istilah dalam bahasa Indonesia. Contoh : masukan bukan input, suku cadang bukan sparepart, peringkat bukan rangking, dampak bukan impact.
3. Kata yang cermat
Kata memohon, meminta, menugasi, memerintahkan, menganjurkan, dan menyarankan merupakan kata-kata yang mempunyai arti yang sama. Penulis surat dinas hendaknya dapat memilih kata tersebut dengan tepat sesuai dengan pesan yang ingin disampaikan dalam surat. Penggunaan sapaan Bapak, Ibu, Saudara, dan Ananda hendaknya tepat pula sesuai dengan kedudukan orang yang dikirimi surat tersebut. Apakah penerima surat lebih tinggi pangkat atau kedudukannya, ataukah sederajat dengan pengirim surat.
4. Ungkapan ideomatis
Unsur-unsur dalam ungkapan idiomatis sudah tetap dan senyawa. Unsur-unsur itu tidak boleh ditambah, dikurangi, atau dipertukarkan. Yang termasuk ungkapan ideomatis antara lain, sesuai dengan, bertemu dengan, terbuat dari, dan luput dari.
5. Ungkapan yang bersinonim
Ungkapan-ungkapan yang bersinonim atau berarti sama sebaiknya tidak digunakan sekaligus. Contoh, sejak dan dari, adalah dan merupakan.
D. Bentuk Surat
1. Pengertian Bentuk Surat
Bentuk surat adalah pola surat menurut susunan letak dan bagian – bagian surat. Bentuk-bentuk surat biasanya selalu dipakai dalam kedinasan atau pekerjaan atau juga keorganisasian. Selain itu bentuk-bentuk surat biasanya memiliki bentuk susunan atau bentuk struktur yang berbeda dengan bentuk surat yang lainnya. Salah satu faktor yang menetukan keefektifan surat adalah betuknya. Surat yang yang ditulis dalam bentuk yang baik, akan member kesan yang baik dan memiliki daya tarik bagi pembaca atau penerimanya. Sebaliknya, surat yang ditulis dalam bentuk yang kurang baik, akan memberi kesan yang kurang baik dan kurang menarik bagi penerimanya.
Oleh sebab itu, tidak dapat disangka bahwa bentuk surat harus mendapat perhatian khusus dari setiap koresponden demi keberhasilannya dalam berkomunikasi. Dalam penulisan surat bagian-bagian surat harus ditata posisi atau letaknya di daerah penulisan surat yang terdapat pada bidang kertas yang digunakan. Bentuk surat bermacam-macam, bentuk surat yang digunakan harus dipilih; hal ini biasanya tidak menjadi masalah bagi pengonsep surat karena di lembaga pemerintah maupun lembaga swasta pada umumnya jenis bentuk surat telah ditentukan. Selain itu, daerah penulisan surat pada bidang kertas yang digunakan, harus juga ditentukan dengan jelas.
2. Bentuk-bentuk Surat
a. Bentuk Surat Standar Internasional
Pada dasarnya bentuk surat hanya dua macam, yaitu Block Style ‘ bentuk balok ’ dan Indented Style ‘ bentuk lekuk atau bentuk bertakuk ’. Bentuk surat lainnya yang bermacam-macam sebenarnya merupakan hasil pengembangan atau perubahan dari kedua macam bentuk surat ini. Berikut bentuk-bentuk surat yang sudah merupakan standar internasional ada tujuh macam, yaitu :
Bentuk lurus penuh (full block style), yaitu bentuk surat yang penulisannya semua dimulai dari pinggir sebelah kiri. artinya, mulai dari tanggal, kata penutup sampai kata lampiran yang ditulis di sebelah bawah penulisannya dimulai dari kiri. Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) :
a. kop Surat
b. tanggal dibuatnya surat
c. nomor Surat
d. lampiran
e. hal
f. surat yang di tujukan
g. salam Pembukaan
h. pendahuluan isi surat
i. penjelasan isi surat
j. penutup isi surat
k. salam Penutup
l. nama jabatan
m. tanda Tangan
n. nama yang mendatangani
o. tembusan
p. halaman lampiran surat/Inisial
E. Fungsi Surat
Meskipun alat komunikasi berkembang pesat, tetapi surat masih dipertahankan karena surat mempunyai fungsi sebagai:
1. Alat Komunikasi
Sebagai alat komunikasi, surat dapat menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak lain atas nama pribadi maupun organisasi.
2. Alat Bukti Tertulis
Sebagai alat bukti tertulis, surat dapat dipergunakan sebagai bukti apabila terjadi perselisihan antara organisasi-organisasi atau pejabat-pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.
3. Alat Pengingat
Sebagai alat pengingat, surat dapat digunakan untuk mengetahui hal-hal atau peristiwa yang telah lampau.
4. Alat Bukti Historis
Sebagai alat bukti historis, karena surat dapat untuk mengetahui sejarah atau perkembangan suatu organisasi.
5. Duta atau Wakil Organisasi
Sebagai duta atau wakil organisasi, kehadiran surat mewakili organisasi dalam berkomunikasi atau bertatap muka dengan pihak lain.
6. Alat Pedoman Kerja
Surat berfungsi sebagai pedoman kerja, karena surat dapat digunakan sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan.
BAB III
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan mempergunakan surat sebagai alat, oleh karena itu surat menyurat merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari dalam kantor.
Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan organisasi. Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaian negatif terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif dalam organisasi.
B. SARAN
Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat sangatlah penting dalam suatu organisasi karena surat-menyurat merupakan salah satu bagian dari proses komunikasi dalam organisasi yang berbentuk tulisan, proses surat menyurat ini lebih diutamakan untuk lingkungan ekstern organisasi yang sangat berpengaruh dalam menciptakan link organisasi. Dengan adanya surat menyurat yang baik dan rapi, maka dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi yaitu bisa bertahan (Survival) dan bisa tumbuh berkembang (Growth).
DAFTAR PUSTAKA
https://hajiucokbjm.blogspot.com/2016/12/contoh-makalah-tentang-surat-menyurat.html
http://sastranusantara17.blogspot.com/2016/04/makalah-bentuk-dan-bagian-bagian-surat.html
https://hajiucokbjm.blogspot.com/2016/12/contoh-makalah-tentang-surat-menyurat.html
